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Tendências para Gestão de Documentos na Atualidade

Texto por Fernanda Costa

Com a chegada de um novo ano, somos todos tomados por um desejo de iniciar novos projetos, recomeçar atividades que ficaram para trás e se inteirar das tendências para o novo ano. E embora já estejamos em março, esse clima de mudança e inovação continua no ar, afinal não é apenas o começo de um novo ano, mas de uma nova década!

No universo corporativo não é diferente e todo dia aparecem vários artigos apontando tendências para diversos mercados, apostando em diferentes nichos e tentando nos guiar sobre quais caminhos seguir, o que adotar e o que deixar para trás. No meio de tantas apostas, dicas e previsões é fácil ficar perdido, no entanto, algumas atitudes não se tratam de apostas para o futuro, mas de necessidades que se tornam cada dia mais urgentes. Hoje vamos falar de uma delas: a organização e gestão de documentos.

A organização de documentos e arquivos é algo que sempre teve um papel fundamental em qualquer negócio, afinal, documentos importantes são gerados todos os dias: contratos, comprovantes, notas fiscais, fichas de clientes, projetos e mais uma infinidade de tipos de documentos. E tão importante quanto guardar esses documentos, é conseguir encontrá-los quando preciso.

Por isso, a gestão e a organização de documentos andam de mãos dadas, pois não basta guardar todos os seus documentos de maneira organizada, é preciso sistematizar esse processo de forma que ele se mantenha ao longo do tempo e você não precise organizar tudo de novo ano que vem.

Hoje nós separamos algumas dicas sobre a organização e gestão de documentos para você seguir em 2020 e começar a década com aquele frescor de casa arrumada.

1) Decida onde os documentos serão armazenados

Antes de começar a mexer na sua papelada, decida onde cada tipo de documento ficará guardado. Escolha um local de armazenamento adequado, que permita a manutenção dos documentos ao longo do tempo e que os proteja de males como mofo, traças e umidade.

É importante que esse lugar seja de fácil acesso, pois se for muito difícil para equipe guardar os documentos, seus colaboradores podem acabar deixando os papéis em cima da mesa para guardar depois e… lá vem a bagunça outra vez!

Lembre-se: o objetivo da organização de documentos e arquivos é facilitar a sua guarda, manutenção e localização. Se você optar por um lugar distante ou que exija um esforço muito grande da sua equipe, a tendência é que não haja aderência ao projeto de organização.

2) Decida como organizar os documentos e arquivos

Ordem cronológica ou alfabética? Os mais importantes primeiro ou prioridade para os que são mais acessados? As pastas serão divididas por tipo de documento ou por setor?

As respostas para estas perguntas dependem do seu negócio e da sua necessidade. Analise quais documentos você tem, quais você gera e recebe no dia-a-dia, o tempo de guarda legal e o quanto você acessa cada um deles. A análise do seu arquivo te dará a resposta de qual a melhor maneira de organizá-lo.

O importante aqui não é escolher uma metodologia específica, mas escolher alguma metodologia. Todos devem saber não só onde guardar os papéis corporativos, mas também como guardá-los.

3) Nomeie os arquivos

Para facilitar tanto o arquivamento quanto a localização, é importante nomear os arquivos. Uma boa estratégia de nomeação é um aspecto fundamental da gestão de documentos e não deve ser deixada de lado.

Defina códigos simples e intuitivos para identificar cada tipo de documento, facilitando assim a identificação de cada um deles.

Não é preciso criar um sistema de códigos super elaborados, mais uma vez, o importante que todos entendam o que fazer e como fazer e o quanto mais simples for a nomeação dos arquivos, menor a chance de algum documento ser guardado no lugar errado.

Uma dica é usar as iniciais do documento, setor e a data. Por exemplo, as notas fiscais emitidas pela contabilidade em janeiro de 2019 podem ter a seguinte nomenclatura: CONT-NF-0119. CONT para “contabilidade”, NF para “nota fiscal” e “0119” identificam o mês e ano da emissão.

Escolha o método mais adequado para as suas necessidades e as chances de erros serão bem menores.

4) Use um arquivo suspenso

Os arquivos suspensos são um aliado fiel à organização de documentos físicos.

Eles permitem a separação de documentos por categorias e a identificação do conteúdo sem precisar abrir as pastas.

Arquivos suspensos são muito utilizados na organização de documentos e arquivos já há vários anos e ainda são uma ótima aposta.

5) Tenha um plano para o descarte de documentos antigos

Alguns documentos precisam ser guardados por longos períodos de tempo, mas eventualmente podem ser descartados. Se você não se atentar a essas datas, o seu arquivo irá crescer infinitamente, exigindo um espaço cada vez maior de armazenamento, por isso, tão importante quanto arquivar, é descartar.

Defina um plano para verificação de quais documentos podem ser descartados – e de que maneira. E sempre que possível, elimine os que não são mais necessários.

Você pode fazer através de um software de gestão de documentos, de forma que não seja preciso olhar a data de cada documento periodicamente para saber quais podem ser descartados ou não.

Um bom sistema de software de gestão eletrônica de documentos é um aliado importante mesmo quando se trata de arquivos físicos.

6) Invista em segurança

Defina quem pode acessar esses documentos, bem como o sistema de gestão, de forma a minimizar as chances de dados importantes da sua empresa serem vazados.

Por mais que isso pareça improvável, o vazamento de dados de clientes e funcionários já afetou empresas grandes e traz uma série de consequências bem sérias.

7) Digitalize todos os documentos possíveis!

A tecnologia não para e a cada dia saem novas leis autorizando a digitalização e mesmo a emissão de documentos diretamente em ambiente digital. Ao digitalizar documentos você libera espaço, economiza com armazenamento e facilita a localização e manutenção dos documentos, pois na internet não há mofo, traças nem nada que possa destruir o seu arquivo.

Essas foram as nossas dicas para você iniciar 2020 com todos os documentos da sua empresa bem organizados e geridos.

Para aprender mais sobre organização e gestão de documentos:

Abraços!

Fernanda Costa

Fonte: Linkedin

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