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O Coronavírus, O Home Office e a Gestão de Informação

Texto por Camila Denículi Vila Verde

Com a questão do Coronavírus, muitas empresas, pensando no bem estar de seus funcionários e de toda a comunidade, estão permitindo o trabalho de casa, reduzindo assim a exposição ao risco e a propagação da doença.

Muitas possuem uma maturidade na gestão de suas informações e seus processos, com sistemas e sistemáticas definidas para gerenciamento de documentos, fluxos de trabalho, gerenciamento de projetos e trabalho cooperativo. Com isso enfrentam com mais tranquilidade este momento.

Mas, conversando com amigos, percebo que algumas empresas não estão preparadas para esta realidade e estão passando por uma série de problemas nesta adaptação emergencial, que vão desde questões referentes ao acesso à rede da empresa, até o contato remoto entre membros da equipe. Algumas pessoas não encontram documentos dos quais precisam e perdem muito tempo na busca. Documentos são distribuídos por e-mail, muitas vezes em duplicidade. Atividades são delegadas por mensagens (e-mail e whatsapp) e não há controle e monitoramento de ciência, acesso, execução e pendências. Isso inviabiliza ou prejudica em muito os trabalhos de equipe e resulta numa incapacidade de monitoramento e gestão pela coordenação/gerência. Pode acarretar ainda em perda/falta de informações, acesso indevido (alerta de segurança da informação!) e uso de informações incorretas e/ou obsoletas. Há comprometimento de prazos e (mais) prejuízos.

Como já ajudei várias empresas a se prepararem para este cenário digital e remoto, apoiando-as em seus processos de gestão de informação, deixo aqui uma contribuição com dicas simples, que podem ser aplicadas de imediato e que podem aliviar um pouco estas questões em empresas que estão passando por dificuldades neste momento:

1 – Crie uma planilha, listando todos os recursos de informação utilizados pela equipe (documentos, sistemas, planilhas etc) e atribua responsáveis (quem criou, quem atualiza, quem gerencia, quem dá acesso etc), data de última atualização, endereços (onde pode ser acessado fisicamente e virtualmente) e perfis de acesso (quem pode ter acesso às informações contidas nestes recursos (segurança da informação SEMPRE!);

2 – Mapeie projetos/jobs/processos e estruture uma planilha de apoio, com uma linha para cada projeto/job e colunas indicando responsáveis e etapas de execução, para que informações possam ser registradas, atualizadas e visualizadas pela equipe e coordenação. Assim todo mundo fica na mesma página.

3 – Estabeleça horários fixos para diálogos rápidos das equipes, preferencialmente ao início do dia, para que, mesmo que remotamente as pessoas se conectem, relatem um pouco sobre suas ações, deleguem, peçam ajuda, informem sobre status etc. É muito importante registrar as informações deste diálogo em atas de reunião dinâmicas, com ações objetivas, responsáveis, datas de entrega etc. Esta ata dinâmica também pode ser uma planilha, que deve ser revisitada rapidamente em cada diálogo diário para verificar pendências e necessidades de novas ações.

CUIDADO REDOBRADO COM A SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO EM CASA. Ao se afastar do notebook/computador, faça log off, guarde documentos em gavetas com chave, não deixe material e equipamentos da empresa espalhados pela casa. Ao descartar qualquer documento, triture ou rasgue bem os papéis!

ACORDE para a necessidade urgente de sistematizar adequadamente a gestão de informação da empresa e aproveite que alguns projetos talvez tenham que ficar em pausa neste momento e dedique esforço para estruturar a gestão documental, estabelecer sistemáticas de trabalho, avaliar sistemas de Gestão eletrônica de Documentos e Fluxos. Este planejamento pode ser feito de forma remota. Busque o apoio de uma consultoria especializada para ajudar a empresa neste processo. Uma visão externa com metodologia e melhores práticas é sempre bem vinda!

Fonte: Linkedin

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