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O bibliotecário e seus desafios na implementação da GED

Por Clarissa N. do E. S. Padovani Mussoi¹ 

A primeira impressão que temos quando se fala em implementação GED, é a simplicidade de digitalizar ou fazer um upload do arquivo na base de dados. No entanto, a realidade na prática não é essa. O trabalho com GED requer um conhecimento a fim de analisar estratégias para aplicar na empresa. Para quem não tem prática com esse tipo de sistema a tarefa se torna um pouco complexa.  

Alguns profissionais como bibliotecários e arquivistas, possuem linguagem própria para tratar, recuperar e disseminar a informação e, embora sejam atividades afins, a linguagem, por vezes, parece distante. Bibliotecários trabalham a informação de maneira categorizada, utilizando manuais de classificação e a temporalidade agregado ao mesmo sistema. Arquivistas utilizam sistemas de classificação de temporalidade como um dos critérios de seleção documental. 

As bases de dados de bibliotecas e centros de documentação são diferentes de sistemas GED. Enquanto essas bases estão estruturadas com os metadados bem definidos, seja por campos numéricos (MARC 21) ou “escritos normais”, os sistemas GED devem ser elaborados e com metadados definidos e estrutura hierárquica através de análise e estudo da empresa que está implementando o serviço.  

Quando essas áreas se misturam, por vezes, torna-se desafiante a forma estrutural do sistema. Enquanto as bases de bibliotecas e centros de documentação são mais conhecidas dos bibliotecários, para os sistemas GED, é necessário um conhecimento aprofundado da Instituição, bem como um diagnóstico de tipos documentais e entrevistas dos funcionários das áreas, mapeamento de processos e workflow, dentre outros serviços.  

Como se cria o documento, com qual finalidade, onde foi criado, para onde ele vai e qual será o fim. Para quem se destina? Para algum setor específico? Para auditoria? Documentos como Procedimentos Operacionais são criados e seguidos à risca, caso alguma auditoria seja realizada? A partir do documento criado, como devo instruir o funcionário a seguir as etapas estabelecidas no documento, a fim de que o processo não seja prejudicado. Isso é um assunto que vai além da implementação dos sistemas GED. 

Para realizar o trabalho, de implementação GED, devemos pensar como um usuário final, ou seja, de que maneira o usuário que acessa o sistema realiza a busca. Se for através de estrutura hierárquica e, caso o usuário, só possua acesso aos documentos do próprio setor, a recuperação pode ser facilitada. Porém, alguns sistemas GED possuem um tipo de mecanismo de busca parecido com o layout do Google. Podemos citar como exemplo o McFile. O McFile possui uma estrutura em que você estabelece de maneira hierárquica, através das análises propostas acima, de mapeamento dos processos, organograma, etc, mas a facilidade da busca torna-se um diferencial na recuperação da informação. Além dessa estrutura, é possível realizar a ocerização de documentos, facilitando a edição. Outro benefício encontrado nesse mesmo sistema é a integração entre plataformas de e-mail com o sistema. Sabe-se que alguns e-mails possuem documentos importantes e que, se perdem ao não realizar o upload. Essa integração facilita a recuperação da informação, sendo um diferencial. 

No entanto, sabe-se que para gerir documentos é importante conhecer os diversos tipos documentais. De acordo com o Manual de Gestão Documental (2010, p. 11), os documentos estão subdivididos em sete categorias, dentre as quais:

  • Documentos textuais: São os documentos manuscritos, datilografados ou impressos;

  • Documentos cartográficos: São os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas arquitetônicas ou de engenharia.

  • Documentos iconográficos: São documentos em suporte sintético, em papel emulsionado, contendo imagens estáticas.

  • Documentos filmográficos: São documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (tapes), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento.

  • Documentos sonoros: São os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos. Ex.: discos (CD) e fitas audiomagnéticas;

  • Documentos micrográficos: São documentos em suporte fílmico resultante da microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas.

  • Documentos informáticos: São os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. 

Essa subdivisão fundamenta as tipologias documentais, a fim de auxiliar o arquivamento. Nos sistemas GED, tipologia documental, temporalidade, estrutura hierárquica e uma padronização da linguagem são imprescindíveis para a indexação.  

 Muito se fala em GED, mas e os repositórios digitais? Esses podem trazer algum benefício para empresas? Como definir se repositórios são melhores que GED? 

 A importância do GED nas empresas é visível. Atualmente, as informações são geradas numa crescente exponencial, produzindo centenas de documentos e com a problemática sobre o que fazer, como tratar, recuperar, arquivar. De forma arcaica, uma grande maioria das empresas preferem os arquivos tradicionais, por pensar que o custo de implementação GED é alto. De fato, não é um custo tão barato, mas a longo prazo o investimento trará benefícios e uma maior produtividade dos funcionários. 

Os desafios dos bibliotecários para convencimento para implementação de GED nas empresas, são grandes. Primeiro, porque muitas empresas não compreendem a dimensão do trabalho, pois pensam que arquivos inseridos na plataforma finaliza o trabalho. Esquecem que para encontrar um documento no sistema é preciso indexá-lo, tratá-lo de acordo com a política normativa estabelecida. Se em bibliotecas encontramos esse problema com a indexação dos livros, que seguem os padrões da ABNT, os documentos tornam-se desafiantes no quesito do armazenamento rápido. Pela grande produção que se encontra nos meios digitais, trabalhar documento item por item, é necessária uma equipe engajada e que esteja bem treinada. Obviamente tudo isso impacta no orçamento disponibilizado pela empresa. 

 A análise dos documentos numa empresa envolve um olhar crítico do profissional da informação em conjunto com a equipe de trabalho, uma vez que levantamento quantitativo de documentos por área, por temporalidade, dentre outras, são preliminares para a execução da atividade. Muitos projetos de GED são impulsionados pelas auditorias que cobram a gestão da informação, como um dos critérios avaliativos da ISO9001.  

 Por medo de perder algumas certificações, as empresas são obrigadas a investir em algo que, para elas, não é significativo. Procedimentos operacionais, procedimentos de qualidade, projetos, alguns tipos de documentos de indústria metal-mecânica existem somente aos olhos de quem cria o documento. A falta de comunicação e a não ligação entre os setores, no sentido de troca documental, por questões de sigilo, é uma problemática para a implementação. Concomitante a isso, a falta das padronizações e demissões de funcionários, são aceleradores do caos documental.  

  Uma questão interessante é a forma de criação dos documentos dentro desses sistemas. A opção de criar um documento, em que o usuário responsável redija com prazos e a possibilidade de checar a tramitação documental (workflow) torna o processo acelerado, através da emissão de alertas via e-mail, para data de entrega e aprovações dos setores ou equipe diretiva. 

 Andrade (201?) relata alguns objetivos do GED: melhorar a velocidade dos processos da empresa (workflow); reduzir custos dos processos; produzir documentos que comunicam seu conteúdo mais efetivamente; reduzir custos de produção de documentos; melhorar a importância dos documentos recebidos por um indivíduo, isto é, dar a informação certa para a pessoa certa; reduzir custos para obter documentos solicitados. 

Por fim, para uma implementação eficaz dos sistemas GED, o diagnóstico documental das empresas é primordial para entender qual será o sistema mais adequado. Qual o tipo de empresa? Que tipo de documentos? Quantos setores estarão envolvidos e qual a quantidade diária produzida por esses setores? Perguntas básicas e norteadoras para entendimento desse processo de implementação para que o tratamento da informação seja mais adequado na busca do objeto desejado. 

  ¹ Bibliotecária (UNIRIO), Especialista em Leitura e Produção Textual (UCS). Trabalho apresentado para o curso de GED-Gestão Eletrônica de Documentos (modalidade EAD), pela Class Cursos, 2020. 

 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 

 ANDRADE, Marcus Vinícius Mendonça. Gerenciamento eletrônico da informação: ferramenta para a gerência eficiente dos processos de trabalho. Niterói, RJ, UFF, [201?]. (Mestrando em Sistemas de Gestão pela Universidade Federal Fluminense) 

 INSTITUTO CHICO MENDES DE CONSERVAÇÃO DA BIODIVERSIDADE. Manual de Gestão Documental, 2010. Disponível em: http://www.icmbio.gov.br/portal/images/stories/comunicacao/manualdegestaodo cumental.pdf. Acesso em: 14 mar. 2020. 

Fonte: Linkedin

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