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Gestão de Projetos em bibliotecas: a Biblioteca ESALQ/USP

Texto por Rachel Lione

Trabalho como bibliotecária na Biblioteca Central USP de Ribeirão Preto, que é uma das 48 bibliotecas do sistema USP e confesso nesses 8 anos de atuação eu pude visitar pouquíssimas bibliotecas da USP. E as oportunidades que tive foram ocasionais, como um intervalo entre um curso que fui realizar em outra unidade ou pela participação em evento. Eu gosto muito de fazer visitas a bibliotecas para sentir o que ela tem de especial, e tentar identificar o propósito da existência daquela biblioteca.

Em dezembro de 2019 tive a oportunidade de conhecer a biblioteca da ESALQ da USP, localizada no campus de Piracicaba. E mais uma vez, essa visita não havia sido programada. Fui participar do Evento SIM organizado pela equipe do MBA USP ESALQ que estou cursando e aproveitei um tempo que tive até o retorno para casa para visitar a Biblioteca da ESALQ.

A intenção era fazer uma visita breve de aproximadamente 1 hora e depois fazer o retorno para Ribeirão Preto, mas fui recebida de forma tão acolhedora, que a minha visita durou 5 horas!

Nesse tempo que estive lá, pude conhecer de forma panorâmica o funcionamento da biblioteca. Além do atendimento amistoso e agradável, pude aprender um pouco da sua gestão, que é um reflexo da gestão da ESALQ, que é feita no modelo de projetos.

De acordo com a definição no site da biblioteca:

“Trata-se de uma estrutura por processos, com formato matricial para desenvolvimento de projetos e de práticas da gestão.”

O que isso quer dizer?

De acordo com o Guia PMBOK, que é considerado a bíblia da gestão de projetos, as estruturas organizacionais podem ser Funcionais, Matriciais ou Projetizadas.

De uma maneira bem simples, as organizações funcionais são aquelas que possuem gestão tradicional, normalmente com estrutura de poder hierárquico e departamentalizado.

Já as projetizadas são as que possuem estrutura de poder horizontal e a equipe trabalha por projetos, e não por departamentos. Esse tipo de gestão é muito utilizado em empresas de tecnologia, como a Google, Spotify etc.

No entanto, há as empresas que estão em transição entre a estrutura Funcional e a Projetizada: são as chamadas matriciais. As matriciais se dividem em 3 tipos:

Matricial Fraca (que está mais próxima da Funcional);

Matricial Forte (que está mais próxima da Projetizada);

e a Matricial Balanceada (que está entre a Matricial Fraca e Matricial Forte).

Para visualizar essa informação, veja a tabela abaixo extraída do Guia PMBOK, 5.ed:

Sendo assim, a Biblioteca ESALQ define-se como matricial, pois apesar de trabalhar com projetos, faz parte de uma instituição de estrutura funcional. Por isso, contempla tanto a estrutura em departamentos, quanto à estrutura de projetos.

A estrutura matricial pode ser entendida através do organograma:

De uma maneira geral, a Gestão de Processos controla os serviços de rotina da biblioteca utilizando-se de vários indicadores de produtividade, que estão alinhados aos objetivos estratégicos da biblioteca. Já a Gestão de Projetos desenvolve e controla aspectos ligados à inovação dos serviços da biblioteca, que também estão alinhados aos seus objetivos estratégicos.

Essa visita, apesar da ocasionalidade, foi um divisor de águas para mim, pois pude visualizar como uma biblioteca pode trabalhar com gestão de projetos, apesar de estar inserida em uma organização funcional.

Além disso, a Biblioteca ESALQ tornou-se para mim um ideal a ser perseguido, pois une as duas áreas que fazem parte da minha formação (Biblioteconomia e Gestão de Projetos) e com certeza, gostaria de aprender mais com esse modelo de gestão, e quem sabe um dia a Biblioteca ESALQ possa tornar-se uma escola de gestão para outras bibliotecas.

Fonte: Linkedin

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